Was ist eine Eventagentur?

Bei Eventagenturen handelt es sich um Organisationen beziehungsweise Agenturen, welche im Auftrag Dritter Veranstaltungen ausführt. Dabei können für Firmen oder Privatpersonen im Namen einer solchen Agentur Konzepte entwickelt werden, welche anschließend bei immer wieder aufkommenden Events ausgeführt werden. Agenturen, welche sich auf Events spezialisieren, können je nach Agentur auf bestimmte Themen ausgelegt sein. Generell kann eine Agentur ein gesamtes Event oder lediglich einen Teilbereich dieses Events organisieren. Je nach Aufwand und Größe eines Events fallen unterschiedliche Kosten für die Agentur, welche dieses organisiert, an.

Welche Aufgaben übernimmt eine Eventagentur?  

Grundsätzlich können an eine Eventagentur, wie die Der Party Löwe GmbH & Co. KG, nur bestimmte Aufgaben oder die gesamte Planung und Durchführung des Events abgegeben werden. Im Normalfall zählen die Ideenentwicklung sowie die Konzeptentwicklung eines Events zu den ersten Aufgaben einer solchen Agentur. Daneben werden auch die Planung der Location, die Ressourcenplanung, die Zeitplanung, das Buchen der Künstler, welche eventuell bei einem Event auftreten sollen sowie die technische und gestalterische Planung an eine Agentur für Events abgegeben. Die Agentur sorgt sich in der Regel auch darum, alle Gäste und Teilnehmer einzuladen, das Catering, PR-Management und das gesamte Projektmanagement sowie die Planung des gesamten Events in einer chronologischen Reihenfolge durchzuführen. Schlussendlich wird eine Erfolgskontrolle durchgeführt, bei welcher stets kontrolliert wird, ob alle Aufgaben, Vorgaben und Ziele des Events erwartungsgemäß erfüllt wurden.   

Vorteile einer Agentur zum Organisieren von Events  

Einer der größten Vorteile, welcher bei der Beauftragung einer Eventagentur entsteht, ist der Zeitvorteil, welchen sich der Auftraggeber verschafft. Ein Event zu planen und durchzuführen, bedeutet großen Zeitaufwand. Außerdem bedarf dies eines komplexen und langjährigen Wissens über die erfolgreiche Durchführung von Events. Agenturen für Events beschäftigen sich ausschließlich mit diesen und bringen das benötigte Wissen deswegen mit. Darüber hinaus sorgt ein professionell geplantes Event für ein noch besseres Feedback der Gäste für den Auftraggeber. Agenturen für Events besitzen zudem ein hohes Talent an Organisation, weshalb die Events in der Regel auch so organisiert werden, dass der Auftraggeber langfristig Kosten einsparen kann.   

Was sollte vor dem Auftrag an eine Eventagentur beachtet werden?  

Generell sollte erst einmal feststehen, welche Art von Event durchgeführt werden soll, da die Agentur demnach ausgewählt werden sollte. Ist die Entscheidung für die richtige Agentur gefallen, so sollte feststehen wie viele Gäste zu dem Event erscheinen werden. Die Anzahl der Gäste spielt eine besonders große Rolle für die Kosten, besonders wenn zusätzliche Services, wie Caterer beansprucht werden. Darüber hinaus sollte feststehen, ob der gesamte Auftrag oder nur Teilbereiche des Auftrags an die Agentur für Events übergeben werden. Bei der Abgabe von Teilbereichen der Aufgaben sollte zudem auf eine genaue Absprache mit der Agentur gesetzt werden, da sich einige Bereiche des Events in ihrer Planung überschneiden könnten.


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