Kongresszentrum

Ein Kongresszentrum stellt die Räumlichkeiten für nationale und internationale Kongresse und Tagungen zur Verfügung und übernimmt auch deren Organisation und Verwaltung. Das Raumangebot ist dabei von der Größe des jeweiligen Zentrums abhängig. Neben Konferenz- und Hörsälen werden auch Gemeinschaftsräume und allgemeine Verwaltungsräume an die Veranstalter von Tagungen und Kongressen vermietet. Das Zentrum für Kongresse wird bei seinen vielfältigen Aufgaben von qualifiziertem Fachpersonal unterstützt. Zentren, die sich als Veranstaltungsorte für Kongresse eignen finden sich meist in Großstädten oder in deren unmittelbarer Umgebung. 

Ideale Voraussetzung ist eine gute Verbindungsanbindung, die es den Kongressbesuchern ermöglicht, einfach und schnell an den Tagungsort zu gelangen. Deshalb befinden sich zahlreiche Zentren auch in der Nähe eines Flughafens oder eines Hauptbahnhofes. Dabei muss auch ein ausreichendes Parkangebot vorhanden sein. Viele Zentren verfügen daher über eigene Parkhäuser, in denen Kongressbesucher ihre Fahrzeuge abstellen können. Manches Zentrum erfüllt zusätzlich die Aufgaben eines Kulturzentrums und bietet ein reichhaltiges Veranstaltungsprogramm, zu dem oft auch kleine lokale Messen und Ausstellungen zählen, an. Übernachtungsmöglichkeiten für die Besucher von Tagungen und Kongressen stehen meist in den Hotels, die sich in unmittelbarer Nähe befinden zur Verfügung. Für viele Hotelbetriebe stellt die Existenz eines Zentrums für Kongresse einen zusätzlichen Anreiz dar, sich in der Nähe anzusiedeln. Neben der Vermietung von Räumlichkeiten sorgt ein Zentrum, in dem Kongresse stattfinden auch für Essen und Trinken.   

Mit einem gastronomischen Angebot, das vom Café bis zum Bistro oder Restaurant reicht, bietet das Zentrum seinen Besuchern die Möglichkeit, während ihres Aufenthalts Mahlzeiten einzunehmen. Vielfach kümmern sich die Mitarbeiter des Zentrums auch um das Rahmenprogramm bei einem Kongress oder einer Tagung. Mit einer professionellen Organisation tragen sie zum Erfolg einer Veranstaltung bei. Sie bieten ihren Kunden flexible Lösungsmöglichkeiten und stellen sich auf unterschiedliche Kundenwünsche ein. Zum Service zählen häufig auch die persönliche Betreuung und der Empfang besonders wichtiger Gäste. Kongresse und Tagungen können unterschiedlichste Anlässe haben. Die Bandbreite reicht dabei von der Unternehmenspräsentation über die wissenschaftliche Tagung bis zu Produktausstellungen.   

In einem großen Zentrum finden nicht nur Kongresse und Tagungen, sondern häufig auch Großveranstaltungen statt. Dabei bietet das Zentrum dem Veranstalter auch die Möglichkeit, das Gebäude individuell zu beleuchten. Zum Service für die Besucher zählt auch die Verfügbarkeit von WLAN oder die Möglichkeit, das Internet zu nutzen. Der Presseservice informiert über das Ergebnis und den Inhalt einer Tagung. Als zentraler Treffpunkt dient die Eingangshalle, in der sich meist ein großzügiges Foyer befindet. Die Registratur der Besucher wird von den Mitarbeiterinnen oder Hostessen des Zentrums übernommen, die dadurch den Veranstalter unterstützen. In den Pausen treffen sich die Teilnehmer in den Lounge-Bereichen und tauschen ihre Erfahrungen aus.   

Unmittelbar neben den Meetingräumen werden meist kalte und warme Getränke zur Erfrischung bereitgestellt. Während es in den Versammlungsräumen oft nicht gestattet ist das Mobiltelefon zu benutzen, können Kongressteilnehmer in der Lobby ungestört telefonieren. Ein gutes Zentrum für Kongresse zeichnet sich durch eine perfekte Organisation aus und sorgt für eine gute Atmosphäre. Der Erfolg eines Kongresszentrums wird nicht nur an der Anzahl der durchgeführten Tagungen und Kongresse gemessen, sondern auch an der Qualität der angebotenen Leistungen, wie sie zum Beispiel bei der Schloss Herrenhausen Veranstaltungs- und Betriebs GmbH angeboten werden.


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